رسانه نگاری و مدیریت رسانه

مدل معماری سازمان چیه؟

بچه ها ؛ بحث این ترم ما « مبانی و اصول و چشم انداز مدیریت و سازمان » بود؛ که در کلاس گفتیم و در پاورپوینت های اینجا هم  نشان دادیم که من به شکلی خاص می خواهم شما بحث مدیریت در ذهنتان جا بیفتد و در ذهن و جانتان ماندگار شود.

بنابراین ؛ یک بار دیگر کل بحث را در یک مدل 15 قسمته خیلی جمع و جور خلاصه کردم  تا در ذهن مبارکتان بیش تر بماند.

دلیل این که نام این مدل را مدل معماری سازمان گذاشته ام این است که محل انجام مدیریت ، سازمان است ( با توجه به فصل 1 و 2 کتاب ). این سازمان هر گونه ای از سازمان های دولتی و خصوصی ، بزرگ و کوچک ، سنتی و مدرن را دربر می گیرد.

البته من دوست دارم این مدل را مدل معماری بنامم؛ چراکه براساس تعریف من ، معماری عبارت است از :

 مدیریت + رهبری + مربی گری + . . .  ؛

 اما برای برقراری ارتباط با آن ، و به خاطر راحتی شما نام آن را معماری سازمان نهادم .

مراحل پانزده گانه این مدل را در زیر تقدیم خواهم کرد:

1. مرحله اول مدل معماری سازمان؛شناسایی داده ها: 

1.1.   در این مرحله باید آن « چه » را قرار است مدیریت کنیم یا ناچار به مدیریت آن هستیم ، دقیقا مشخص _ شناسایی _ کنیم. ( یادمان باشد که مدیریت گاه از اختیار پافراتر می گذارد و اجباری می شود ؛ به ویژه در عصر جهانی شدن و . . . ) .

1.2.   من اسم این« چه » را داده گذاشتم؛ یعنی اطلاعات خامی که  قابل مدیریت کردن نیستند و باید در این مرحله مهم که به شناسایی داده ها می پردازیم ، کارهای زیادی روی آن ها انجام دهیم و تکلیف هرکس و هر چیز را مشخص کنیم.

1.3.   در این شناسایی ،شناسایی جنس و نوع آن « چه » ــ یا همان داده هایی که ــ قرار است مدیریت کنیم ، بسیار مهم است . این دسته بندی دوگانه ما را در مدیریت سازمانمان ــ که می تواند یک کشور باشد یا یک سوپرمارکت یا آشپزخانه کوچک خانه خودمان ــ خیلی یاری خواهد داد.

1.4.   س. برای شناسایی جنس این داده های مدیریتی ، مدیر یا مدیران یک سازمان چه باید بکنند؟

1.5.   کارهای زیادی در این مرحله صورت می گیرد :مثلا در شناسایی جنس این داده های مدیریتی مشخص می کنیم  که این داده ها « فرمی/ شکلی و ساختاری » هستند یا « محتوایی » .

1.6.     در شناسایی نوع این داده ها هم ، مشخص می کنیم  که داده هایمان « دینی ، سیاسی ، فرهنگی ، اقتصادی ، فناورانه ، یا . . . » هستند.

1.7.   همچنین باید در این مرحله دقیقا مشخص شود« که » قرار است « چه » را اداره و مدیریت کند؛ هم از نظر تصمیم سازی ، هم از نظر عملیاتی و اجرایی .

بخشی از این « که » ها ،مدیران ارشد جامعه هستند و بخشی مدیران میانی و صف ،و بخش مهم تر آن مردمی هستند که باید این مدیریت را درک و مطالبه و حتی عمل کنند

1.8.   همچنین باید دقیقا مشخص شود که« کدام » سازمان  ها برای « کدام » داده ها تصمیم سازی می کنند و  « کدام » را نظارت می کنند و « کدام » را اجرا.

1.9.   همچنین در این مرحله باید « کی » یا « زمان بندی شناسایی » آن « چه » را قرار است مدیریت کنیم ــ همان داده ها را _ مشخص نماییم؛ مثلا « کوتاه مدت و فوری ؛ میان مدت ؛ و بلندمدت »  بودن  را به صورت کلی در این مرحله تعیین می کنیم.

زمان بندی شناسایی داده های مدیریتی یکی از دغدغه های مدیریت مدرن دنیای امروز است ؛ مثلا آمارهای علمی اساس تصمیم سازی و عمل به مراحل بعدی این مدل است .

تعیین دقیق این زمان ها در مرحله تولید اطلاعات صورت می گیرد.

1.10. فعالیت دیگر این مرحله ، « کجا » یی داده ها است. در این جا باید دقیقا مشخص کرد که داده های نوعی و جنسی مورد نظر در کجاها قرار دارند.

مثلا داده های سیاسی ساختاری مورد نظری که باید مدیریت شوند کجا هستند و در چه بخشی از سازمان قرار دارند؛ و حتی در سازمان های مدرن امروزی ــ که سازمان باید در هر نوع فعالیتی به محیط اطراف خود هم توجه کامل نماید ــ باید مشخص کنیم که این داده ها در چه بخشی از جامعه قرار دارند.

1.11. یکی از دو فعالیت بسیار مهم باقیمانده آن است که دقیقا مشخص کنیم که « چرا »  این داده ها باید مدیریت شوند.

در این بخش باید دلایل یا الزامات و ناچاری ها و اجبار های علمی و عملی مدیریت این داده ها را معین کنیم؛ مثلا الزام های جنسی ــ دینی و سیاسی و فرهنگی و اقتصادی داخلی و جهانی ــ و الزام های فرمی و ساختاری برای مدیریت داده هایی که باید مدیریت شوند و برای آن ها تصمیم گرفت و برنامه ریزی کرد و با استراتژی گذاری و تخصیص بودجه و . . . آن ها را هدایت و کنترل کرد تا سازمان به اهدافش برسد.

باید از طریق پژوهش های دقیق آکادمیک و عملیاتی مشخص کنیم که چرا این داده ها را انتخاب می کنیم. بحث هایی مانند جهانی شدن ، رقابت بین المللی ، اقتصاد تحمیلی جهانی و . . . در این حوزه قرار دارند.

1.12. و آخرین فعالیت بسیار مهم این مرحله مشخص کردن این مسأله است که « چگونه » باید داده ها مدیریت گردند. این چگونگی را نیز باید همانند بخش پیش، از طریق پژوهش های دقیق آکادمیک و عملیاتی مشخص کنیم . این پژوهش می تواند حتی به صورت مراجعه به آرای عمومی نیز باشد . یکی از مهم ترین فعالیت ها درتحدید« چگونگی » مدیریت داده ها آن است که مشخص کنیم دیگران آن را چگونه مدیریت کرده اند. تجارب منطقه ای و جهانی شرقی و غربی (آمریکایی ، اروپایی ، آسیایی ، عربی ، و اسلامی ) ما را در  « چگونگی » اعمال این مدیریت یاری خواهد کرد.

مشخص کردن دقیق و تحدید  این بخش در مرحله بعد ، مرحله تولید اطلاعات ، صورت می گیرد ؛ در این مرحله کلیات اولیه مشخص می گردد ؛ البته آن قدر مهم است که پایه مراحل بعدی است.

1.13.  اگر بخواهیم به زبان حرفه ای و رسمی تر صحبت کنیم ، در این مرحله با مباحثی سروکار داریم که می توانیم موارد زیر را نام ببریم: 

 ــVision

ــ Mission

ــ Planning

یا :  شناسایی و مشخص کردن چشم انداز و رسالت و مأموریت ؛ برنامه ریزی و سازماندهی. 

به عبارت بهتر ؛ در این مرحله تکلیف خودمان و سازمان و مشتریان و هرکه را با سازمان ما سروکار دارد ، مشخص می کنیم :

این که « چه » مورد نظر ما ، کدام کالا و کدام خدمات است و هدف سازمان ما پول درآوردن از طریق تولید کالا و ارائه خدمات برای چه هدفی است و . . . و مدیران ما چه کسانی هستند و چه فعالیتی قرار است انجام دهند و از کجا به کجا برسند و . . . . در این مرحله مشخص می شود؛ حتی تعریفی را که از مدیریت در سازمانمان ارائه می کنیم و بر اساس آن حرکت می کنیم ، در همین مرحله مشخص می شود.